cronologico per l'archiviazione dei documenti significa organizzazione , ricevute e altri documenti utilizzando la data sul documento o la data in cui il file è stato creato o modificato . Il documento più antico è posto all'inizio del file con tutti i successivi documenti di essere immessi in un modo simile in base alla data e il mese ( ad esempio , 1 agosto , 15 settembre , 30 agosto ) .
Pro
deposito cronologico è un metodo eccellente per acquisti importanti e significativi rapporti commerciali . Tutti i documenti relativi sono tenuti dalla data di acquisto o di avvio del rapporto di giorno corrente , che consente di spiegare con precisione come si sono verificati gli eventi e ciò che sono state coinvolte persone o entità . La completezza di deposito cronologico può essere particolarmente utile nel contenzioso . Presentazione cronologica permette anche di accedere rapidamente ai documenti specifici è necessario , senza la ricerca attraverso l'intero file così a lungo come sapete i tempi in cui i documenti sono stati creati o modificati .
Cons
presentazione cronologica può portare a file di grandi dimensioni che occupano una grande quantità di spazio. Inoltre, i file cronologici possono contenere documenti poco importanti , come ad esempio lettere tipo e la corrispondenza di routine , che non hanno bisogno di essere presentata. Dal momento che tutti i documenti relativi a una questione sono tenuti , può essere difficile da tirare facilmente un particolare documento che vi serve se non si conosce la data in cui è stato creato o modificato . Un modo per ovviare a questo inconveniente è quello di mantenere un indice di tutti i documenti in file con una colonna che elenca la data del documento e una seconda colonna che descrive il documento in modo che si può facilmente individuare un particolare documento . L'indice deve essere aggiornato ogni volta che un nuovo documento viene aggiunto al file .
Reverse Filing cronologico
altro correlato , ma diverso metodo di deposito è deposito cronologico inverso . Utilizzando questo metodo , il nuovo documento viene posto all'inizio del file con tutti i documenti in corso depositati in modo analogo (ad esempio, 1 giugno , 1 maggio , 1 aprile) . Se usare il cronologica o invertire il metodo cronologico è una preferenza personale , ma molte persone preferiscono quest'ultimo per il deposito oggetti come carte di credito pagato o bollette a causa delle fatture più vecchie e conferme di pagamento possono raramente devono essere accessibili .
Da:https://giardino.98905.com/housekeeping/home-organizing/1006084924.html