Quali sono i vantaggi di un posto di lavoro senza carta

? La gente ha iniziato a parlare l'ufficio senza carta negli anni '70 . Fino a poco tempo fa, era stato solo un sogno pensare che è possibile eseguire un business senza documenti cartacei . Oggi è una realtà , grazie al basso costo di memorizzazione dei dati e funzionalità di rete più veloci . Un ufficio senza carta si riferisce all'utilizzo di archiviazione informatica dei documenti , e quando viene implementato correttamente , il processo ha molti vantaggi . Accesso ai documenti ovunque

con la carta in un archivio , una persona deve essere in ufficio per accedere al documento , o lui deve prendere il file con lui . Un ufficio senza carta permette ai lavoratori di accedere ai documenti da qualsiasi luogo che ha un collegamento al computer , tra cui uno smart phone . Questo consente ai dipendenti di essere più efficienti quando si lavora in aree remote .

Documenti possono essere facilmente individuati

Parte di istituire un ufficio senza carta è determinare come i file saranno di nome . Quindi , si può facilmente individuare un file per nome di file . Se non si conosce il nome del file , è possibile effettuare una ricerca per determinate parole chiave nel documento e individuare in questo modo . In un settore che si occupa di numeri di conto o aventi numeri di inseguimento ai documenti , i documenti possono essere ricercati e facilmente recuperati da questi numeri . Un documento può essere indicata da un nome o una città di residenza senza dover file diversi per ogni categoria .
Più sicuri e più sicura di documenti

documenti importanti in un archivio potrebbe essere perso per sempre in un incendio o un altro disastro . Documenti cartacei archiviati elettronicamente possono essere facilmente sottoposti a backup. Il backup può essere fuori sede e lontano dal proprio ufficio. Con i documenti di backup , si può essere installato e rapidamente correre. Distruzione di documenti cartacei potrebbe significare la distruzione della vostra attività e fonte di reddito . Con le misure di sicurezza corrette , è più difficile per qualcuno a rompere in file elettronici, e rubare loro di rompere in un ufficio e rubare informazioni confidenziali cliente o cliente .

Considerazioni

Utilizzare almeno due copie di backup dei vostri documenti , con un fuori sede . Utilizzare software professionale fatta per un ufficio per creare i vostri documenti cartacei . Avere un processo in atto per archiviare documenti elettronici anziani e assegnare loro un nome in modo riconoscibile , forse incorporando la data di creazione come parte del nome. Cifra sempre i dati sensibili per proteggerlo . Tuttavia , tenere copie cartacee delle licenze professionali e di alcuni documenti firmati .


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